Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 septembre 2024

AGENCE GOODWIN tient à votre vie privée.

Cette politique explique la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements personnels, que vous soyez un.e artiste qui nous transmet une demande de représentation ou un.e artiste représenté.e par l’agence ou un.e candidat.e à un emploi au sein de l’entreprise ou un.e employé.e de l’entreprise, lorsque vous interagissez avec nous et naviguez sur notre site web. Elle vise aussi à vous informer quant aux droits dont vous disposez à l’égard de vos renseignements personnels.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus.

Sommaire

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Dans quel cadre recueillons-nous des renseignements personnels ?
Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?
Comment obtenons-nous votre consentement ?
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Comment conservons-nous vos renseignements personnels ?
Quels droits avez-vous à l’égard de vos renseignements personnels ?
Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas ?
Comment nous contacter ?
Allons-nous modifier cette politique ?

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Il s’agit de toute information qui permet, directement ou indirectement, de vous identifier. Par exemple, votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, vos aptitudes particulières, vos renseignements de santé, vos mensurations sont des renseignements personnels.

Dans quel cadre recueillons-nous des renseignements personnels ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous :

via notre site web
par courriel
en personne
en remplissant un formulaire ou en remplissant des documents papiers
en soumettant votre candidature afin d’être représenté.e par notre agence
en soumettant votre candidature à un emploi chez nous

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?

Catégorie de renseignements	Quels renseignements recueillons-nous?	Pourquoi en avons-nous besoin?
Renseignements biographiques	Prénom, nom Coordonnées Age Couleur cheveux Couleur yeux Mensurations CV Photo, vidéo Date de naissance Origine ethnique ou nationale Langues parlées Contact et famille en cas d’urgence	Pour évaluer votre candidature et prendre une décision quant à une éventuelle représentation Pour conclure un contrat avec une production Pour vous promouvoir Pour répondre à une situation d’urgence
Informations financières	Copie de carte de crédit Numéro de taxes (TPS/TVQ) Spécimen chèque Informations bancaires	Pour le paiement de cotisations, abonnements de plateformes et autres Pour le paiement des cachets, y compris les services de paie Pour transmettre une demande de subventions Pour effectuer le versement de salaire et avantages sociaux
Informations de santé	Allergies alimentaires, renseignements médicaux (Allergies, intolérance, prise de médicament important)	Pour assurer votre sécurité si, par exemple, les repas sont founis en audition ou sur un plateau
Informations professionnelles	Contenu d’un CV Nom de compagnie (s’il y a lieu) Numéro ACTRA Numéro ADA Numéro de membre (UDA, Sartec, etc.) Persona ID et BCPAC Numéro CNESST (lorsque l’artiste est en compagnie) Numéro NAS	Pour soumettre une candidature à une audition, à une audition autofilmée (self tape) ou à un callback Pour conclure un contrat avec une production
Documents gouvernementaux	Numéro de passeport Permis de conduire Permis de travail Preuve de résidence	Pour réserver un vol dans le cadre d’un tournage à l’étranger Pour l’obtention de crédits d’impôt
Informations spécifiques au rôle	Mensurations Piercings/tattoos Aptitudes, talents particuliers, allergies, phobies, tabagisme, droitier ou gaucher, etc.	Pour correspondre aux caractéristiques d’un personnage ou s’y ajuster Pour la conception de costumes, de maquillage et de coiffure
Informations de réseaux sociaux	Liens des réseaux sociaux, liste vers site web Photo, vidéo	Pour vous promouvoir
Informations de sécurité	Antécédents judiciaires (infractions en lien avec les exigences relatives à un lieu de tournage ou en lien avec la sécurité des informations détenues par l’entreprise)	Pour satisfaire aux exigences d'une production, i.e. vérification d’antécédents judiciaires pour tournage dans certains lieux où cela est exigé (ex. lieu de cour, tribunal, assemblée nationale, etc.) Pour assurer la sécurité des informations des artistes
Informations sur votre candidature à un poste chez nous	CV Lettre de motivation Dossier de candidature Scolarité, expérience de travail Statut de résident, de citoyen Renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de votre performance au travail	Pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.
Informations si vous obtenez un poste chez nous	Renseignements d’identité (Nom, prénom, adresse postale et électronique, date de naissance, sexe, NAS), nom et date de naissance du conjoint.e et/ou personne.s à charge, le cas échéant Renseignements/coordonnées bancaires Contact et famille	Pour faciliter la communication avec les employés, pour les employés Pour gérer les avantages liés à votre emploi, dont effectuer ou faire effectuer par des tiers (service de paie, comptable, etc.) le versement de salaires, avantages sociaux, relevés fiscaux Pour administrer ou faire administrer par des tiers (assureurs, etc.) les régimes d'assurance santé, d'invalidité, de vie et autres avantages sociaux des employés Pour fournir des informations fiscales exigées par la loi, déclarer les revenus des employés et les taxes, respecter les obligations légales en matière de retenues à la source et toute autres retenues exigées par la loi Pour effectuer le versement de salaires et avantages sociaux Faciliter la communication en cas d’urgence
Renseignements d’utilisation	Adresse IP Renseignements sur votre navigateur Durée des visites Pages consultées	Suivre le parcours d’un utilisateur dans les diverses sections d’un site web. Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies au moyen de la bannière qui apparaît sur le site ou en cliquant sur « Cookies » au bas la page web.

Comment puis-je contrôler les fichiers témoins (Cookies) ?

Vous avez le droit d'accepter ou de refuser les cookies. Vous pouvez exercer vos droits en matière de cookies en définissant vos préférences dans le gestionnaire de consentement aux cookies. Le gestionnaire de consentement aux cookies vous permet de sélectionner les catégories de cookies que vous acceptez ou refusez. Les cookies essentiels ne peuvent pas être rejetés car ils sont strictement nécessaires pour vous fournir des services.

Le gestionnaire de consentement aux cookies se trouve dans la bannière de notification et sur notre site web. Si vous choisissez de rejeter les cookies, vous pouvez toujours utiliser notre site web, mais votre accès à certaines fonctionnalités et zones de notre site web peut être limité. Vous pouvez également paramétrer ou modifier les contrôles de votre navigateur web afin d'accepter ou de refuser les cookies.

Les types spécifiques de cookies de première et de tierce partie utilisés sur nos sites web et les objectifs qu'ils poursuivent sont décrits dans le tableau ci-dessous (veuillez noter que les cookies spécifiques utilisés peuvent varier en fonction des propriétés en ligne que vous visitez) :

Les fichiers témoins essentiels pour le site web:

Ces cookies sont strictement nécessaires pour vous fournir les services disponibles sur nos sites web et pour utiliser certaines de leurs fonctionnalités, telles que l'accès à des zones sécurisées.

Nom	Objectif	Type et durée du témoin
SSESS<ID>	Si vous êtes connecté à ce site web, un cookie de session est nécessaire pour identifier et connecter votre navigateur à votre compte d'utilisateur dans le backend du serveur de ce site web.	Témoin persistant d'une tierce partie, 1 mois
cookiesjsr	Lorsque vous avez visité ce site web pour la première fois, il vous a été demandé l'autorisation d'utiliser plusieurs services (y compris ceux de tiers) qui nécessitent l'enregistrement de données dans votre navigateur (cookies, stockage local). Vos décisions concernant chaque service (autoriser, refuser) sont stockées dans ce cookie et sont réutilisées chaque fois que vous visitez ce site web.	Témoin persistant d'une tierce partie, 1 an

Les fichiers témoins d'analyse et de personnalisation:

Ces cookies collectent des informations qui sont utilisées soit sous forme agrégée pour nous aider à comprendre comment nos sites web sont utilisés ou quelle est l'efficacité de nos campagnes de marketing, soit pour nous aider à personnaliser nos sites web pour vous.

Nom	Objectif	Type et durée du témoin
_ga	Ce nom de cookie est associé à Google Universal Analytics - qui est une mise à jour importante du service d'analyse de Google le plus couramment utilisé. Ce cookie est utilisé pour distinguer les utilisateurs uniques en attribuant un numéro généré de manière aléatoire comme identifiant client. Il est inclus dans chaque requête de page d'un site et utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes pour les rapports d'analyse du site. Par défaut, il est paramétré pour expirer au bout de deux ans, mais les propriétaires de sites web peuvent personnaliser cette durée.	Témoin persistant d'une tierce partie, 13 mois.
_ga_XXXXXXXXXX	Ce cookie est installé par Google Analytics. Il est utilisé pour calculer les données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes et pour suivre l'utilisation du site dans le cadre du rapport d'analyse du site. Les cookies stockent les informations de manière anonyme et attribuent un numéro généré de manière aléatoire pour identifier les visiteurs uniques.	Témoin persistant d'une tierce partie, 13 mois

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins décrites ci-dessus. Avant de les utiliser à une autre fin et à moins que la loi ne nous y autorise, nous vous demanderons la permission.

Comment obtenons-nous votre consentement ?

Vous pouvez exprimer votre consentement par un geste concret (en cochant une case, par exemple). Parfois, votre consentement peut être inféré à partir de votre comportement. Par exemple, si vous choisissez de nous fournir vos renseignements personnels après avoir pris connaissance de la présente politique, nous supposons que vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite dans cette politique. Dans d’autres circonstances, par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui dépasseraient vos attentes raisonnables dans les circonstances, nous vous demanderons votre consentement de manière expresse.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons communiquer des renseignements vous concernant aux catégories de tiers suivantes :

Catégorie de tiers	Pourquoi ont-ils besoin de vos renseignements personnels
Directeurs de casting	Pour évaluer ou soumettre la candidature d’un artiste Pour contacter l’artiste en vue d’auditions ou de tournages
Coordonnateurs de production	Pour gérer les horaires (auditions, tournages) Pour réserver des voyages et des hébergements Pour assurer la logistique de la production
Producteurs, éditeurs, employeurs (à titre d’exemples, agence de pub, boîte de production)	Pour conclure un contrat avec l’artiste Pour le paiement des cachets et des services de paie Pour répondre aux exigences spécifiques de la production (par exemple, permis de conduire, vérification des casiers judiciaires)
Comptables, services de comptabilité et service de paie	Pour émettre ou faire émettre des paiements (salaires ou autres) et des relevés fiscaux dont, mais non limitativement, des T4/Relevés 1 Pour administrer la rémunération des employés Pour gérer les aspects fiscaux et de comptabilité liés aux contrats avec l’artiste
Services de communication marketing	Pour promouvoir l’artiste Pour gérer les relations publiques et les campagnes publicitaires
Gestionnaire de base de données	Pour héberger nos données
Services d'hébergement	Pour réserver des hébergements lors des tournages ou des événements Pour organiser la logistique du séjour de l’artiste
Services juridiques	Pour la rédaction et la révision des contrats Pour assurer la conformité légale des engagements de l’artiste
Services de sécurité	Pour assurer la sécurité de l’artiste lors d'événements publics ou de tournages Pour gérer les risques et les situations d’urgence
Agences de voyage	Pour organiser les déplacements de l’artiste pour des tournages ou des événements à l’étranger
Médecins et services médicaux	Pour assurer la santé et la sécurité de l’artiste sur le plateau Pour répondre aux besoins médicaux spécifiques (allergies, conditions médicales)
Services de coiffure, costumes et de maquillage	Pour correspondre aux exigences de la production en matière de coiffure et de maquillage Pour ajuster ou correspondre aux caractéristiques d’un personnage Pour concevoir et ajuster les costumes selon les spécifications de la production
Assureurs	Pour administrer les régimes d'assurance santé, d'invalidité, de vie et autres avantages sociaux pour les employés Pour compléter et transmettre des formulaires aux noms des artistes, à la demande de l’artiste, de producteurs et d’employeurs
Institutions financières	Pour faciliter le paiement des salaires et des avantages, effectuer des virements bancaires, gérer les régimes de retraite et de prestations
Institutions fiscales et gouvernementales	Pour fournir des informations fiscales lorsqu’exigé par la loi, déclarer les revenus des employés et les taxes, respecter les obligations légales en matière de retenues à la source.

Où conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels sur nos serveurs et dans des dossiers physiques. Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit. Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous mettons en place diverses mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre l’accès par des personnes non autorisées, la perte, le vol, la divulgation ou la modification. Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité raisonnables qui correspondent au niveau de sensibilité des renseignements qui figurent dans nos dossiers.

Nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour protéger vos renseignements personnels à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré.

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel et nos prestataires de services qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé.

des mesures physiques, par exemple, des locaux verrouillés;
des mesures technologiques, par exemple, des pares-feux, les normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement;
des mesures organisationnelles, par exemple, l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

Comment conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous pourrions devoir conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous les détruisons de façon définitive et sécuritaire.

Quels droits avez-vous à l’égard de vos renseignements personnels ?

Retirer votre consentement	Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas : vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, nous devons conserver certains renseignements financiers à des fins fiscales). Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements	Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer. Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.

Retirer votre consentement

Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend
vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, nous devons conserver certains renseignements financiers à des fins fiscales).
Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.

Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer.

Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.

Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas ?

Notre site web peut contenir des liens qui mènent vers des sites web de tierces parties dont nous n’avons pas le contrôle. Lorsque vous quittez notre site web, vous êtes alors assujettis aux dispositions de la politique de confidentialité de cette tierce partie.

Comment nous contacter ?

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Nathalie Goodwin

Responsable de la protection des renseignements personnels

Coordonnées : politiques@agencegoodwin.com

Allons-nous modifier cette politique ?

De temps à autre, nous pourrions avoir à mettre à jour cette politique. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l’annonce en diffusant un avis de mise à jour sur notre site web et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Si cette politique venait à changer, la version à jour, telle qu’affichée en ligne, s’appliquera à vous.